Aspectos generales para la contabilización de inventarios.

El resultado de llevar a cabo el ejercicio de inventario es el inventario propiamente dicho. La probabilidad de encontrar errores, al comparar los resultados de este con los que estaban anotados en los libros, es muy alta. Especialmente para aquellos artículos de poco valor que pueden haberse extraviado o roto sin que ningún empleado haya tomado nota de ello, por ejemplo, si se trata de tornillos oxidados o de pérdidas de aceite que no afectan y que pasan desapercibidos en el estrés diario. 

A veces, al anotar mal la entrada de mercancías, figuran cantidades mayores a las que existen realmente. Las diferencias de inventario se corrigen finalmente en la contabilidad, se incluyen en la cuenta de pérdidas y ganancias y se reflejan en el balance general.

Nunca está de más que tu contable esté presente durante la realización del inventario, puesto que así podrá controlar el proceso, su ejecución y dar fe de su visita. También es importante que cuides las listas de inventario para que estén ordenadas; de esta forma conseguirás crear una buena impresión a los funcionarios.  

Recuerda que tienes la obligación legal de conservar los documentos contables durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros. El artículo 30 del Cco señala que deberás guardar ordenadamente los libros, la correspondencia, documentación y justificantes de tu negocio. Aunque lo cierto es que Hacienda establece un período de conservación menor, en concreto de 4 años, ya que este es el plazo de prescripción de las obligaciones tributarias.

Antes de dar por finalizado el inventario, anota las diferencias. En principio, se considera que el resultado del inventario realizado tiene más autoridad que lo que figura en los libros. Las diferencias pueden deberse a cambios en la cantidad no reconocidos (por ejemplo, por pérdida o por robo). Anota los déficits al final del inventario.

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